Schulungsdatenbanken


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In vielen Branchen ist es heute erforderlich, alle Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vollständig zu dokumentieren. Dabei gibt es je nach Branche oft konkrete Anforderungen an regelmäßig durchzuführende Pflichtschulungen. Aber auch alle weiteren internen und externen Schulungen und Fortbildungsmaßnahmen sollen erfasst werden.
Auf dieser Seite finden Sie drei mächtige Access-Datenbanken zur Organisation und Verwaltung von betriebsinternen Schulungen. Diese Datenbanken wurden gemeinsam mit Fachleuten aus dem Bereich Qualitätsmanagement entwickelt und in der Praxis getestet.
Weitere und ausführlichere Informationen zu meinen Schulungsdatenbanken finden Sie auch auf meiner Website www.schulungsdatenbank.com






» Schulungsdatenbank 7:

Diese relationale Schulungsdatenbank auf Access-Basis unterstützt:

  • die effektive Verwaltung von Arbeitsanweisungen (SOPs) und anderen Unterlagen bzw. Dokumenten
  • die Versionsverfolgung von Vorgabedokumenten (Arbeits- und Verfahrensanweisungen) im Rahmen des Qualitätsmanagements
  • rasche und sichere Planung und Verwaltung interner Schulungen
Schulungsdatenbank Screenshot 1
Dieser Screenshot zeigt das sogenannte Startformular der Datenbank. Von diesem zentralen Auswahldialog aus können alle Funktionen der Anwendung durch Klicken auf die entsprechenden Schaltflächen aufgerufen werden.


Der Screenshot zeigt den zentralen Auswahldialog der Anwendung, aus dem heraus alle Funktionen der Datenbank durch Klicken der entsprechenden Schaltfläche aufgerufen werden können.

Interne Schulungen werden immer erforderlich, wenn
  • Arbeits- und Verfahrensanweisungen neu erstellt oder aktualisiert werden
  • und
  • wenn ein Zeitintervall abgelaufen ist, innerhalb dessen bestimmte Basisschulungen wiederholt werden müssen (z. B. jährlich Arbeitssicherheit und Datenschutz).
Der folgende Screenshot zeigt das Formular zur Erfassung und Verwaltung von Schulungen:

Schulungsdatenbank Screenshot 2
Dieser Screenshot zeigt das Formular zur Erfassung und Verwaltung von Schulungen.


Die Datenbank wurde nach den strengen GMP-Maßstäben der pharmazeutischen Industrie entwickelt und geprüft. Durch die gemeinsame Verwaltung von Arbeitsanweisungen und Schulungen wird eine redundante Datenhaltung vermieden. Das spart Arbeitszeit und vermeidet Inkonsistenzen. Effektive Auswertungen ermöglichen einen raschen überblick über Dokumente und Schulungen, Personen und deren Rollen (Aufgabengebiete).
Ein "Aufgabengebiet" bzw. eine Rolle kann ein fester Arbeitsplatz (z. B. in der Verwaltung oder an einer Produktionslinie), eine zeitweilige Mitgliedschaft in einem Projektteam oder eine Zusatzfunktion wie z. B. "Sicherheitsbeauftragter" sein.
Durch das Datenmodell ist gewährleistet, dass zu jedem Zeitpunkt ermittelt werden kann, welcher Schulungsbedarf besteht und welche Dokumente zur überarbeitung anstehen. Der komplette Workflow von Dokumenten von der Versendung bis zur Bestätigung der Ungültigkeitserklärung wird abgebildet. Die Datenbank ermöglicht so die Einhaltung der Forderungen von Qualitätsmanagement-Normen aller Branchen bzw. die Einhaltung der einschlägigen GMP-Richtlinien.

Mehrsprachigkeit

Das Programm ist derzeit in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Die verwendete Sprache kann vom Administrator unter Erhalt der bereits eingegeben Daten geändert werden. Andere Sprachen sind auf Anfrage verfügbar.

Schulungsdatenbank Screenshot englisch
Hier das Startformular in englischer Sprache. Alle Masken und Berichte der Datenbank können über einen Schalter von deutsch auf englisch bzw. von englisch auf deutsch umgeschaltet werden.


SOP-Verwaltung (Verwaltung von Arbeitsanweisungen):

Eine grundlegende Forderung verschiedener Normen zum Qualitätsmanagement (auch die branchenunabhängige Norm ISO 9001) drückt aus, dass Vorgabedokumente regelmäßig überprüft und aktualisiert werden müssen. Die Dokumente müssen einer Versionsverwaltung unterliegen, die sicher stellt, dass sich nur die gültige Version eines Dokuments im Zugriff der Mitarbeiter befindet, die damit arbeiten. Dazu müssen ungültige Versionen archiviert und neue Versionen freigegeben werden. Anweisungen, die noch in Bearbeitung sind, dürfen niemandem außer den Bearbeitern zugänglich sein.

Schulungsdatenbank Screenshot englisch
Das Formular zur Erfassung und Pflege der SOPs (Standard Operation Procedures).

Die Datenbank gewährleistet jederzeit einen aktuellen überblick über den SOP/Dokumenten-Bestand. Folgende Auswertungen stehen zur Verfügung:

  • Bestand an gültigen und noch nicht gültigen Arbeitsanweisungen, themensortiert
  • Gesamtüberblick Arbeitsanweisungen / Dokumente, themensortiert mit allen Versionen (gültigen, noch nicht gültigen und ungültigen)
  • SOPs mit Versionen, überarbeitungsstatus, Verteiler und Standort des Originals
  • zur überarbeitung anstehende Arbeitsanweisungen (dabei ist der Ziel-Zeitpunkt beliebig wählbar um die Arbeitsbelastung planen zu können)
  • SOPs und zugeordnete Personen d.h. wer muss diese SOP aufgrund seiner Rolle(n) in der Firma kennen?
Schulungsverwaltung:

Nach den Qualitätsmanagement- und GMP-Grundsätzen kann nur ausreichend ausgebildetes Personal seine Aufgaben im erforderlichen Umfang erfüllen. Dazu gehört neben der angemessenen Grundausbildung die kontinuierliche Weiterbildung im Betrieb.
Die Datenbank liefert die Grundlage für eine aufgabengerechte und vollständige Schulung in dem sie u.a.
  • eine übersicht über Personen und deren Aufgabenbereiche (Rollen) gewährleistet
  • Aufgabenbereiche und diesen zugeordnete Personen und Arbeitsanweisungen / Dokumente aufzeigt
  • Schulungen dokumentiert und Trainingszertifikate erstellt
  • den Trainingsbedarf zu einem frei definierbaren Zeitpunkt ermittelt
  • geplante und durchgeführte Schulungen auflistet
  • einen raschen überblick über den Erfüllungsgrad der Schulungsanforderungen gibt
Neu in Version 6.2:
  • Auslieferung der Schulungsdatenbank als Frontend/Backend Lösung.
    Das Frontend beinhaltet die Programmlogik und das Backend die Daten. Dieses kann auf einem beliebigen (Netz)Laufwerk liegen.
    Dadurch wird die Datensicherung und das Verteilen von Updates erheblich vereinfacht.
    Das Verknüpfen des Frontends mit dem Backend erfolgt auf Knopfdruck über integrierte VBA-Routinen.
  • Integration der elektronischen Unterschrift des Trainers mit CRC32 Prüfsumme.
    Unterschriebene Schulungen können nicht mehr geändert werden und die Prüfsumme garantiert die Integrität der Schulungsdaten.
  • Verschlüsselte Ablage des Traininerkennworts in der Tabelle Personen/Mitarbeiter
  • Kopiermöglichkeit von kompletten Schulungen als Eingabeerleichterung
  • Druck von Schulungszertifikaten für einen oder für alle Schulungsteilnehmer
  • Verlaufsanzeige bei rechenintensiven Auswertungen
  • Erweiterte Filtermöglichkeiten
  • Neue Benutzergruppe: Training Koordinator. Diese Gruppe hat das Recht, alle Auswertungen zu fahren und außerdem Schulungen anzulegen und zu verwalten.
    Das Recht SOPs, Rollen und Mitarbeiter anzulegen bleibt den Key-Usern vorbehalten.
  • Neuer Report: Änderungsstatus aller SOPs und Versionen mit Datum, Uhrzeit und Anwender.
    Dadurch kann, gefiltert nach Datum und SOP, jederzeit nachvollzogen werden, welcher Anwender wann welche Änderungen am Status (gültig, noch nicht gültig, ungültig) vorgenommen hat, bzw. wann und von wem neue SOPs in die Schulungsdatenbank eingepflegt wurden.
Neu in Version 7:
  • Auslieferung der Schulungsdatenbank ausschließlich in Client/Server Architektur.
  • Integration eines Recherche-Clients/Frontends für Datenbankbenutzer ohne Editierrechte.
    Neu integriert in die SchulungsDB 7 wurde ein Recherche-Frontend für Datenbankbenutzer, die lediglich auf die Reports der Schulungsverwaltung Zugriff erhalten sollen, jedoch über keinerlei Editier-Rechte verfügen. In der Datenbank gibt es die Benutzergruppen Administrator, Key-User und Training-Koordinatoren. Startet ein Datenbank-Benutzer das Frontend auf seinem PC und gehört zu keiner dieser Benutzergruppen, öffnet das Programm nach einem entsprechenden Anmeldedialog automatisch das Startformular des Recherche-Frontends.
    Hier ein Screenshot:

  • Schulungsdatenbank Screenshot englisch
    Das Recherche-Frontend - integriert in die SchulungsDB 7.


  • Automatische Datensicherung des Backends
    Datensicherheit ist bei Datenbanken mit wichtigen Informationen ein wichtiges Kriterium. Aus diesem Grund wurde in die SchulungsDB 7 eine automatische Backup-Funktion integriert. Diese Funktion lässt sich im Dialog Datenbankanpassungen aktivieren. Ist diese Funktion aktiviert, wird immer dann, wenn der letzte Datenbankbenutzer das Frontend schließt, eine Reorganisation des Backends angestoßen und zusätzliche eine Sicherungskopie der Daten mit Zeitstempel im Unterordner Backup erzeugt.
    Dieser Ordner wird, falls er nicht existiert, programmgesteuert automatisch im Ordner Backend angelegt.
  • Alle Reports wurden seit der Version 6.2 komplett überarbeitet, neu formatiert und einige neue hinzugefügt.
  • Auswertung der Trainingsdefizite nach erfolgten bzw. geplanten Schulungen steuerbar.
    Im Formular Datenbankanpassungen ist es jetzt möglich, eine Option zu setzen, die darüber entscheidet, ob bei der Auswertung der Trainingsdefizite geplante und erfolgte Schulungen berücksichtigt werden, oder lediglich die Schulungen, die tatsächlich erfolgt und unterschrieben sind.
    Im ersten Fall gilt ein Mitarbeiter als geschult, wenn er im Rahmen der Schulungsplanung für ein Training erfasst wurde, gleichgültig, ob diese Schulung bereits unterschrieben ist oder nicht.
    Im zweiten Fall gilt ein Mitarbeiter nur dann als geschult, wenn die Schulung, für die er eingetragen wurde tatsächlich erfolgt, d.h. mit der elektronischen Unterschrift versehen ist.
  • Die Datenbanknutzung wurde durch nochmals verbesserte Benutzerführung noch sicherer macht.
  • Die gleichzeitige Benutzung durch mehrere Anwender wurde durch entsprechende Optimierungen noch performanter und flexibler gestaltet.
  • Zeitkritsche Auswertungen laufen jetzt über stets aktuelle temporäre Tabellen im Client und sind daher sehr viel schneller als bei Zugriff auf die im Netzwerk gespeicherte Datenbank.
  • Die Tabelle Filtereinstellungen wurde in das Frontend integriert, damit erhält jeder Anwender seine personalisierte Einstiegsmaske.
  • Die Tabelle "Textdaten" für die Mehrsprachigkeit wurde in das Frontend integriert.
    Damit können für jeden Client von einem Administrator personalisierte, abteilungsbezogene Funktionstasten- und Reportbeschriftungen in deutscher und einer zweiten Sprache realisiert werden.
  • Die vollständige Beschreibung aller Neuerungen mit vielen Screenshots können Sie hier herunterladen:
    Neuerungen in Schulungsdatenbank 7
  • Eine Erste Schritte Anleitung in Form von Screenshots für die ersten Testdaten können Sie hier herunterladen:
    Erste Schritte Anleitung in Schulungsdatenbank 7
    Es handelt sich um ein ZIP-Archiv mit zwei sog. Webarchiven (*.mht), die mit dem Internet Explorer oder jedem anderen Browser betrachtet werden können.
Neu in Version 7.3:
  • Jeder SOP kann jetzt ein Kostenbetrag für die Schulung dieser Arbeitsanweisung zugeordnet werden (Kosten pro Mitarbeiter). Sollen keine Kosten ausgewertet werden, lassen Sie das Feld einfach auf dem Standardwert 0 €.
    Wird hier ein Kostenbetrag erfasst, lassen sich die Schulungskosten pro Mitarbeiter in entsprechenden Reports auswerten.
  • Die Erfassung der E-Mail-Adressen von Mitarbeitern ist jetzt möglich und sinnvoll, da ab dieser Version Einladungen zu Schulungen automatisiert per Mail versendet werden können.
    Als Mailsystem werden MS Outlook und Lotus Notes unterstützt.
  • Schulungseinladungen per E-Mail versenden
    Ab Version 7.3 der Schulungsdatenbank können Schulungseinladungen automatisiert per E-Mail versendet werden.
    Der Mailversand erfolgt wahlweise über MS Outlook oder Lotus Notes. Das bevorzugte Mailsystem wird im Formular ‚Datenbankanpassungen' festgelegt.
  • Überarbeitung des Formulars zur Erfassung der Schulungen
    Das Formular zur Erfassung der Schulungsdaten wurde komplett überarbeitet, größer und ergonomischer gestaltet.
    Es öffnet sich jetzt automatisch im Vollbildmodus, die Schaltflächen wurden überarbeitet, alle aufrufbaren Berichte werden ebenfalls im Vollbild geöffnet und können sofort gedruckt werden.
    Der Audittrail öffnet nun als modaler Dialog, sodass das Schulungsformular immer zentral den Bildschirm dominiert und alle Funktionen bereitstellt.
    Auch die E-Mail-Adressen der Schulungsteilnehmer wurden in das Unterformular integriert, so dass das Trainingsmanagement auch von dieser Stelle aus schnell eine Mail an die jeweiligen Teilnehmer senden kann.
  • Externe Zertifikate verknüpfen
    Bei externen Schulungen kann jetzt für jeden Teilnehmer in der Spalte ‚Externes Zertifikat' eine Verknüpfung zu einem Dokument (*.pdf, *.docx etc.) abgelegt werden.
    Damit ist ein einfacher Zugriff auf Zertifikate möglich, die den Teilnehmern von einem externen Schulungsunternehmen ausgestellt wurden.
  • Die KPI-Trainingsabdeckung kann jetzt auch als Pivot-Diagramm ausgegeben werden.
    Ebenfalls neu ist eine rollenspezifische KPI-Auswertung (Report und Pivot-Diagramm):
  • Durch die Frontend/Backend Architektur der Schulungsdatenbank ist es möglich, das Frontend der Schulungsdatenbank mit unterschiedlichen Backenddateien (den eigentlichen Daten) zu verknüpfen.
    Dies wurde in der Version 7.3 dahingehend erleichtert, dass es jetzt möglich ist, eine selbstlernende Liste von Dateinamen im Dialog Datenbankanpassungen zu pflegen.
    Damit lassen sich beispielsweise unterschiedliche Standorte eines Unternehmens leichter verwalten - das Handling mit mehreren Backends ist deutlich einfacher und flexibler geworden.
Eine vollständige Beschreibung der Schulungsdatenbank mit all ihren Möglichkeiten, Auswertungen und Funktionen
zum Download als PDF finden Sie hier...
Eine Testversion der Datenbank ist verfügbar und wird auf Anfrage per E-Mail verschickt.
Bitte fordern Sie die kostenlos erhältliche Testversion unter der Adresse: info@vba-programmierung.com an.



» Schulungsdatenbank 2:

Hierbei handels es sich ebenfalls um eine Access-Datenbank für die Verwaltung von betriebsinternen Schulungen:

Schulungsdatenbank Screenshot 1
Dieser Screenshot zeigt das sogenannte Startformular der Datenbank. Von diesem zentralen Auswahldialog aus können alle Funktionen der Anwendung durch Klicken auf die entsprechenden Schaltflächen aufgerufen werden.


In vielen Betrieben müssen MitarbeiterInnen in regelmäßigen Abständen geschult werden, gerade, wenn es um Hygiene- oder Sicherheitsaspekte oder um das Thema Qualitätsmanagement geht. Die Verwaltung dieser Schulungen ist mir erheblichem organisatorischen Aufwand verbunden. Diese Datenbank bietet dafür eine Lösung:
In einer "Schulungsmatrix" ist hinterlegt, in welchen Intervallen und zu welchen Themen MitarbeiterInnen bestimmter Abteilungen oder Aufgabenbereiche geschult werden müssen. Jeder Abteilung bzw. jedem Aufgabenbereich können bis zu zwanzig Pflichschulungen zugeordnet werden, deren Themenbezeichnungen frei vergeben werden können. Für jedes Schulungsthema kann ein Intervall in Tagen eingepflegt werden und das Programm ermittelt vollautomatisch zu jedem Zeitpunkt, wann ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin geschult werden muss.
Das bedeutet: Die Zugehörigkeit zu einer Abteilung oder eines Aufgabenbereichs entscheidet automatisch darüber, wann ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zu welchem Thema geschult werden muss.

Schulungsdatenbank 2
Dieses Formular zeigt beispielhaft die Schulungsdaten eines Mitarbeiters. Der Schulungsverantwortlich erfährt hier, zu welchen Themen der Mitarbeiter geschult werden muss, welche Schulungen zum welchem Zeitpunkt fällig sind, und in welchen Themen er noch nie geschult wurde.

Über komfortable Masken wird das Programm gesteuert. MitarbeiterInnen werden erfasst und Schulungstermine mit Teilnehmern eingepflegt. Aufgrund der erfassten Daten sind eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten nur einen Mausklick entfernt:

  • Welche MitarbeiterInnen welcher Abteilungen oder Aufgabenbereiche sind zu welchem Thema wann geschult worden?
  • Welche MitarbeiterInnen welcher Abteilungen oder Aufgabenbereiche müssen zu welchem Thema wann erneut geschult werden?
  • Welche MitarbeiterInnen müssen im ersten Quartal eines bestimmten Jahres geschult werden?
  • Welche MitarbeiterInnen sind zu einem bestimmten Thema noch nie geschult worden?
  • Für welche Personen waren Nachschulungen erforderlich?
  • Für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin ermittelt das Programm, zu welchen Themen Schulungen erfolgen müssen, wann wieder geschult werden muss und wann zu welchem Thema geschult wurde.
  • Wieviele Personen wurden zu welchem Thema insgesamt geschult?
  • Wieviele Schulungen wurden in einem bestimmten Zeitraum durchgeführt?
  • u.v.a.m....

Eine vollständige Beschreibung der Funktionen und eine Dokumentation für die Schulungsdatenbank zum Download als PDF finden Sie hier...

Schulungsdatenbank Screenshot englisch
Die Erfassung von durchgeführten Schulungen geht leicht von der Hand. Mitarbeiter können bequem über Dropdown-Listen ausgewählt werden und die Werte für die Erfolgskontrolle werden automatisch berechnet.


Aufgrund der Anlage der Datenstruktur können weitere statistische Auswertungen schnell implementiert werden.
Die Datenbank ist auf keinen bestimmten Unternehmenstyp zugeschnitten und wird von mir bei Interesse individuell angepasst.

    Neu in Version 2.2:

  • Eine automatische Backup-Funktion wurde implemtiert: Sie sorgt für mehr Datensicherheit und ermöglicht die Wiederherstellung eines Datenstandes zu einem bestimmten Zeitpunkt.
  • Alle Berichte wurden komplett neu formatiert und lesefreundlicher gestaltet.
  • Das Formular zum Erfassung der Schulungen wurde überarbeitet und benutzerfreundlicher.
  • Eine neuer Bericht (Unterschriftenliste) wurde implementiert.
  • Mehr Sicherheit beim Schließen der Schulungsdatenbank.
    Neu in Version 2.5:

  • Es ist jetzt möglich, ganze Schulungen mit Teilnehmern und Erfolgskontrolle zu kopieren.
  • Die schnelle Suche nach Schulungs-Nr.
  • Implementierung der elektronischen Unterschrift.
  • Neue Formulare zur Verwaltung geplanter Schulungen.
    Neu in Version 2.6:

  • Kompaktere Darstellung der Schulungsmatrix mit 20 möglichen Pflichtschulungen
  • Die E-Mail-Adresse ist nun für jeden Mitarbeiter erfassbar
  • Der Parameter bzw. das Feld ‚Standort‘ wurde in ‚Funktion‘ umgewandelt
  • Pflichtschulungen und ‚weitere Schulungen‘ sind somit nach Funktion filterbar
  • Stillgelegte MitarbeiterInnen werden jetzt bei der Trainer- und Teilnehmererfassung ausgeblendet
  • Speichern von externen Zertifikaten bei ‚weiteren Schulungen‘
  • Prospektive Auswertung der Pflichtschulungen
  • Schulungsnachweise können jetzt auch im Startformular gefiltert werden
  • Die Schulungsteilnehmer können jetzt nach Alphabet sortiert werden
  • Schulungseinladungen können jetzt bei Pflicht- und weiteren Schulungen per E-Mail (Outlook) versendet werden (Office 2007/2010/2013)
  • Der Nachrichtentext für die E-Mail wird aus der Datenbank übernommen

Die Datenbank ist so konzipiert, dass sie auch mit der Runtime-Version von Access lauffähig ist, d.h. Sie benötigen keine Volllizenz von Access. Aus diesem Grund stelle ich vier verschiedene Download-Pakete der Testversion zur Verfügung:

Die Testversion der Datenbank, die zum Download angeboten wird, ist mit Access 2007/2010 und 2013 getestet.
Sie ist auf das Anlegen von maximal 15 Mitarbeitern und 15 Schulungen beschränkt.

Bitte beachten Sie:
Unter Windows XP und älteren Versionen von Access als den oben genannten ist die Testversion der Schulungsdatenbank 2.6 nicht lauffähig.
Für diese Betriebssystem- bzw. Access-Versionen ist die Testversion der Schulungsdatenbank 2.5 [802 KB] geeignet.
Weitere Informationen zu den Demoversionen finden Sie in den ZIP-Archiven in dem Dokument: 'Demoversion Schulungsdatenbank 2.6.pdf', welches Sie auch hier...(309 KB) herunterladen können.
Detaillierte Informationen zu allen Schulungsdatenbanken finden Sie auf der Website: www.schulungsdatenbank.com


» Schulungsdatenbank 3:

Schulungsdatenbank Screenshot 1
Dieser Screenshot zeigt das sogenannte Startformular der Datenbank. Von diesem zentralen Auswahldialog aus können alle Funktionen der Anwendung durch Klicken auf die entsprechenden Schaltflächen aufgerufen werden.

Bei dieser Datenbank handelt es sich um eine stark erweiterte Version der Schulungsdatenbank von Projekt 2. Während sich die "kleinere" Schulungsdatenbank auf die Verwaltung von Pflichtschulungen beschränkt, ist es mit dieser erweiterten Programmversion möglich, alle Schulungen, sowohl interne als auch externe, die ein Mitarbeiter im Laufe des Jahres absolviert, zu erfassen und zu verwalten. Hierbei folgt die Applikation einem speziellen Bewertungskonzept für die Mitarbeiter:
Jedem Mitarbeiter wird in den Stammdaten ein Soll-Schulungspunktewert pro Jahr zugeordnet. Dieser Punktwert wird nach einem firmenintern festzulegenden System definiert (z. B. Wertigkeit einer Schulung nach Dauer und/oder nach fachspezifisch/fachfremd). Der Sollpunktewert ist darüber hinaus davon abhängig, welche Anforderung das Unternehmen an die Zahl der zu besuchenden Pflichtschulungen und/oder weiteren Veranstaltungen stellt.
In dem Konzept, dem diese Schulungsdatenbank folgt, werden Mitarbeiter, die selbst als Referenten aktiv werden, mit der doppelten Punktzahl für ihr Engagement belohnt. Soll-Punktewert und Ist-Wert werden im individuellen Schulungsnachweis gegenübergestellt und der Saldo berechnet. Zusätzlich wird ein 3-Jahres-Zeitraum betrachtet. Es ist das Ziel dieses Schulungskonzepts, dass jeder Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin über einen Zeitraum von drei Jahren betrachtet, einen positiven Saldo bei den Schulungspunkten erreicht.
Werden bei Schulungen Erfolgskontrollen durchgeführt, die sich quantitativ bewerten lassen (z. B. Multiple-Choice-Fragebögen), können die Ergebnisse den Mitarbeitern zugeordnet werden und führen bei Nichterreichen der erforderlichen Punktzahl zur Nachschulung.

Schulungsdatenbank Screenshot englisch
Das Formular zeigt die Schulungsinformation für einen Mitarbeiter. Im oberen Bereich werden die Pflichtschulungen gelistet und im unteren Bereich die sogenannten "weiteren Schulungen".

Die Schulungsintervalle für die Pflichtschulungen ergeben sich auch bei dieser Datenbank aus der sogenannten Schulungsmatrix. In dieser Matrix werden die Abteilungen oder Aufgabenbereiche erfasst, denen Mitarbeiter zugeordnet werden können.
Außerdem wird hier für jedes Thema das Schulungsintervall in Tagen festgelegt. Mit Hilfe dieser Daten errechnet die Anwendung die Fälligkeitszeitpunkte für die Pflichtschulungen. Die Schulungsthemen bzw. -bezeichnungen können für jede der zwanzig möglichen Pflichtschulungen individuell festgelegt werden.

Schulungsdatenbank Screenshot englisch
Ein Ausschnitt aus der Schulungsmatrix der Testversion.

Die Datenbank enthält eine integrierte Benutzerverwaltung mit der Zuweisung von Zugriffsrechten. Es wird unterschieden zwischen:

  • Benutzern:
    Diese Gruppe darf die kennwortgeschützte Anwendung öffnen, lesend auf die Daten zugreifen und Berichte ausdrucken.
  • Hauptbenutzern:
    Diese Gruppe kann Daten lesen, ändern, neu erfassen und teilweise auch löschen.
  • Administratoren:
    Diese Gruppe besitzt Rechte, um administratrative Aufgaben zu erledigen. Dazu gehört beispielsweise das Anlegen von Hauptbenutzern und Administratoren, die Verknüpfung des Backends, der Zugriff auf den Dialog Optionen und vor allem die Berechtigung, das Datenbankfenster zu öffnen.

Ausschlaggebend für die Rechte eines Benutzers ist sein Windows-Anmeldename. Datenbankbenutzer, deren Anmeldename weder in der Tabelle Hauptbenutzer, noch in der Tabelle der Admins angelegt sind, haben nur einfache Benutzerrechte, d.h. sie können nur lesend auf die Daten zugreifen.

Schulungsdatenbank Screenshot englisch
Das Formular zur Erfassung der Teilnehmer an weiteren Schulungen. Teilnehmer und Trainer lassen sich bequem über Dropdown-Elemente auswählen, die Auswertung der Daten zur Erfolgskontrolle erfolgt automatisch.

Hier ein kleiner Teil der Berichte und Auswertungen, die die Datenbank ermöglicht:

  • Bericht: Schulungsnachweis mit der Auswertung der Schulungspunkt für das aktuelle Jahr und die letzten drei Jahre.
  • Bericht: Schulungszertifikate für einzeln Teilnehmer oder für alle Teilnehmer einer Schulung.
  • Bericht: Plicht- und weiteren Schulungen mit diversen Filtermöglichkeiten nach Abteilung, Fachbereich und Jahr.
  • Abfrage: Welche MitarbeiterInnen welcher Abteilungen oder Aufgabenbereiche sind zu welchem Thema wann geschult worden?
  • Abfrage: Welche MitarbeiterInnen welcher Abteilungen oder Aufgabenbereiche müssen zu welchem Thema wann erneut geschult werden?
  • Abfrage: Welche MitarbeiterInnen müssen im ersten Quartal eines bestimmten Jahres geschult werden?
  • Abfrage: Welche MitarbeiterInnen sind zu einem bestimmten Thema noch nie geschult worden?
  • Abfrage: Für welche Personen sind Nachschulungen erforderlich?
  • Abfrage: Wieviele Personen wurden zu welchem Thema insgesamt geschult?
  • Abfrage: Wieviele Schulungen wurden in einem bestimmten Zeitraum durchgeführt?

Eine vollständige Beschreibung der Funktionen und eine Dokumentation für die Schulungsdatenbank zum Download als PDF finden Sie hier...

Die Datenbank ist in Form einer Frontend/Backend Lösung realisiert. Das Frontend enthält die Programmlogik, die Benutzermasken (Formulare) und die Berichte. Das Backend enthält die eigentlichen Daten, also die Tabellen, in denen das gesamte "Wissen" der Datenbank gespeichert ist. Das Frontend enthält Verknüpfungen, die auf die Tabellen im Backend verweisen.
Diese Konstruktion hat viele Vorteile:
Die Backenddatei kann auf ein beliebiges Netzlaufwerk gelegt werden und über die Verknüpfung mit dem Frontend können mehrere Benutzer einfach auf dieselben Daten zugreifen. Updates erfolgen in der Regel im Frontend (außer dem seltenen Fall, dass am Datenmodell etwas geändert werden muss). Dadurch wird die Verteilung von Updates vereinfacht. Hat sich der Pfad zum Backend verändert, muss das Frontend neu mit den Tabellen des Backends verknüpft werden. Dies erfolgt in dieser Anwendung mit Hilfe des Formulars Backendverknüpfung:

Formular Backendverknüpfung

Mit Hilfe dieses Formulars ist es einfach, den veränderten Pfad zum Backend über einen Dialog zu selektieren und das Frontend mit den Tabellen des Backends neu zu verknüpfen. Ist das Backend durch ein Kennwort geschützt (empfohlen), können Sie dieses in das entsprechende Textfeld eingeben.

Die Schulungsdatenbank wird ständig weiterentwickelt: Neue Funktionen werden implementiert, möglicherweise vorhandene kleine Bugs werden gefixt, die Datensicherheit wird verbessert und die Benutzeroberfläche wird optimiert.
Aktuell ist die Version 3.5, die, verglichen mit der Testversion 3.0.2, folgende Verbesserungen enthält:

    Neu in Version 3.2:

  • Eine automatische Backup-Funktion wurde implemtiert: Sie sorgt für mehr Datensicherheit und ermöglicht die Wiederherstellung eines Datenstandes zu einem bestimmten Zeitpunkt.
  • Alle Berichte wurden komplett neu formatiert und lesefreundlicher gestaltet.
  • Das Formular zum Erfassung der Schulungen wurde überarbeitet und benutzerfreundlicher.
  • Eine neuer Bericht (Unterschriftenliste) wurde implementiert.
  • Mehr Sicherheit beim Schließen der Schulungsdatenbank.

Detailliertere Informationen mit vielen Screenshots finden Sie in der Änderungsdokumentation, die Sie hier als PDF herunterladen können.

    Neu in Version 3.5:

  • Es ist jetzt möglich, ganze Schulungen mit Teilnehmern und Erfolgskontrolle zu kopieren.
  • Die schnelle Suche nach Schulungs-Nr.
  • Implementierung der elektronischen Unterschrift.
  • Neue Formulare zur Verwaltung geplanter Schulungen.
    Neu in Version 3.6:

  • Kompaktere Darstellung der Schulungsmatrix mit 20 möglichen Pflichtschulungen
  • Die E-Mail-Adresse ist nun für jeden Mitarbeiter erfassbar
  • Der Parameter bzw. das Feld ‚Standort‘ wurde in ‚Funktion‘ umgewandelt
  • Pflichtschulungen und ‚weitere Schulungen‘ sind somit nach Funktion filterbar
  • Stillgelegte MitarbeiterInnen werden jetzt bei der Trainer- und Teilnehmererfassung ausgeblendet
  • Speichern von externen Zertifikaten bei ‚weiteren Schulungen‘
  • Prospektive Auswertung der Pflichtschulungen
  • Schulungsnachweise können jetzt auch im Startformular gefiltert werden
  • Die Schulungsteilnehmer können jetzt nach Alphabet sortiert werden
  • Schulungseinladungen können jetzt bei Pflicht- und weiteren Schulungen per E-Mail (Outlook) versendet werden (Office 2007/2010/2013)
  • Der Nachrichtentext für die E-Mail wird aus der Datenbank übernommen

Detailliertere Informationen zur Version 3.6 mit vielen Screenshots finden Sie in der Dokumentation zur Schulungsdatenbank 3.6, die Sie hier als PDF herunterladen können.

Die Datenbank ist so konzipiert, dass sie auch mit der Runtime-Version von Access lauffähig ist, d.h. Sie benötigen keine Volllizenz von Access. Aus diesem Grund stelle ich vier verschiedene Download-Pakete der Testversion zur Verfügung:

Die Testversion der Datenbank, die zum Download angeboten wird, ist mit Access 2007/2010 und 2013 getestet.
Sie ist auf das Anlegen von maximal 15 Mitarbeitern und 15 Schulungen beschränkt.

Bitte beachten Sie:
Unter Windows XP und älteren Versionen von Access als den oben genannten ist die Testversion der Schulungsdatenbank 3.6 nicht lauffähig.
Für diese Betriebssystem- bzw. Access-Versionen ist die Testversion der Schulungsdatenbank 3.5 [802 KB] geeignet.
Weitere Informationen zu den Demoversionen finden Sie in den ZIP-Archiven in dem Dokument: 'Demoversion Schulungsdatenbank 3.6.pdf', welches Sie auch hier...(309 KB) herunterladen können.
Detaillierte Informationen zu allen Schulungsdatenbanken finden Sie auf der Website: www.schulungsdatenbank.com

» Schulungsdatenbank 4:

Die wichtigste Neuerung in Schulungsdatenbank 4.0 im Vergleich zu den Versionen 3.5 und 3.6 ist die Erweiterung der Pflichtschulungen von zwanzig auf sechzig pro Abteilung.
Die Tatsache, dass die Anzahl der Pflichtschulungen für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den letzten Jahren in vielen Unternehmen ständig gestiegen ist (mögliche Gründe dafür sind z.B. begonnene oder erfolgte Zertifizierungsprozesse), war für mich der Anlass, diese neue, erweiterte Version der Schulungsdatenbank zu entwickeln. Außerdem wurde das Programm für die neuen Accessversionen 2007 bzw. 2010 angepasst und optimiert.
Ältere Access-Versionen werden damit nicht mehr unterstützt – das Programm erfordert für die Ausführung entweder eine Vollversion von Access 2007/2010 oder die kostenlose Runtimeversion von Access 2007/2010.
Selbstverständlich kann die Schulungsdatenbank 4.0 auch unter der neuen Access-Version 2013 eingesetzt werden.

Schulungsdatenbank Screenshot 1
Dieser Screenshot zeigt das sogenannte Startformular der Datenbank. Von diesem zentralen Auswahldialog aus können alle Funktionen der Anwendung durch Klicken auf die entsprechenden Schaltflächen aufgerufen werden.

Die Schulungsdatenbank 4.0 enthält außer der Erweiterung auf sechzig Pflichtschulungen viele neue Features und Optimierungen. Die Auswertung der Pflichtschulungen beispielsweise wurde ganz neu programmiert und die Performance damit enorm gesteigert. Im folgenden werden die Neuerungen stichpunktartig gelistet:

  • Erweiterung der Schulungsmatrix auf nunmehr 60 mögliche Pflichtschulungen
  • Die E-Mail-Adresse ist nun für jeden Mitarbeiter erfassbar
  • Der Parameter bzw. das Feld ‚Standort‘ wurde in ‚Funktion‘ umgewandelt
  • Pflichtschulungen und ‚weitere Schulungen‘ sind somit nach Funktion filterbar
  • Stillgelegte MitarbeiterInnen werden jetzt bei der Trainer- und Teilnehmererfassung ausgeblendet
  • Speichern von externen Zertifikaten bei ‚weiteren Schulungen‘
  • Prospektive Auswertung der Pflichtschulungen
  • Schulungsnachweise können jetzt auch im Startformular gefiltert werden
  • Die Schulungsteilnehmer können jetzt nach Alphabet sortiert werden
  • Schulungseinladungen können jetzt bei Pflicht- und weiteren Schulungen per E-Mail (Outlook) versendet werden (Office 2007/2010/2013)
  • Der Nachrichtentext für die E-Mail wird aus der Datenbank übernommen

Erweiterte Schulungsmatrix - 60 Pflichtschulungen
Die Schulungsmatrix stellt sich von daher in Schulungsdatenbank 4.0 deutlich erweitert dar (hier ein Ausschnitt):

Schulungsdatenbank Screenshot 1
Dieser Screenshot zeigt die erweiterte Schulungsmatrix der Schulungsdatenbank 4.0. Dadurch können jetzt bis zu maximal 60 Pflichtschulungen pro Organisationseinheit erfasst und verwaltet werden.


Das Formular ‚Mitarbeiter mit Schulungen‘ wurde demzufolge ebenfalls erweitert und an die vergrößerte Schulungsmatrix angepasst:

Schulungsdatenbank Screenshot 1
Das neue, erweiterte Formular 'Mitarbeiter mit Schulungen. Es wurde im rechten Bereich an die vergößerte Schulungsmatrix angepasst.

Detailliertere Informationen zur Version 4.0 mit vielen Screenshots finden Sie in der Dokumentation zur Schulungsdatenbank 4.0, die Sie hier als PDF herunterladen können.

Die Datenbank ist so konzipiert, dass sie auch mit der Runtime-Version von Access lauffähig ist, d.h. Sie benötigen keine Volllizenz von Access. Aus diesem Grund stelle ich vier verschiedene Download-Pakete der Testversion zur Verfügung:

Die Testversion der Datenbank, die zum Download angeboten wird, ist mit Access 2007/2010 und 2013 getestet.
Sie ist auf das Anlegen von maximal 15 Mitarbeitern und 15 Schulungen beschränkt.

Bitte beachten Sie:
Unter Windows XP und älteren Versionen von Access als den oben genannten ist die Testversion der Schulungsdatenbank 4.0 nicht lauffähig.
Für diese Betriebssystem- bzw. Access-Versionen ist die Testversion der Schulungsdatenbank 3.5 [802 KB] geeignet.
Weitere Informationen zu den Demoversionen finden Sie in den ZIP-Archiven in dem Dokument: 'Demoversion Schulungsdatenbank 4.0.pdf', welches Sie auch hier...(309 KB) herunterladen können.
Detaillierte Informationen zu allen Schulungsdatenbanken finden Sie auf der Website: www.schulungsdatenbank.com

Viel Spass beim Testen!!